1C-Рарус:АЗК+Нефтебаза редакция 2

` 1C-Рарус:АЗК+Нефтебаза редакция 2

1C-Рарус:АЗК+Нефтебаза редакция 2

«1C-Рарус:АЗК+Нефтебаза, ред. 2» позволяет решать следующие учетные задачи:

  • Ведение базы данных контрагентов, договоров, нефтепродуктов, сопутствующих товаров и услуг;
  • Возможность документарного отражения в учетной программе всех этапов движения нефтепродуктов и товаров;
  • Складской учет нефтепродуктов и товаров (по массе, объему и стоимости);
  • Учет нефтепродуктов и товаров, принятых на хранение;
  • Учет взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами по основной торговой деятельности;
  • Учет прочих доходов и расходов;
  • Учет оборота денежных средств в разной форме;
  • Ведение информации о фактическом состоянии резервуарного парка.
Важные особенности «1C-Рарус:АЗК+Нефтебаза, ред. 2»: 

  • двойной количественный учет нефтепродуктов по массе и объему. Во всех документах, связанных с оборотом ГСМ, кроме документов розничной реализации, обязательно указываются как масса, так и объем. Кроме того, для электронных документов, связанных с оборотом ГСМ характерны следующие особенности: 
  • возможность указания цен как по массе (за 1 т), так и по объему (за 1 л);
  • возможность выбора основного режима списания для расходных документов;
  • возможность оформления документов на несколько складов (резервуаров нефтебазы);
  • множественность наименований для номенклатуры товаров и услуг;
  • отражать в оперативном учете любые хозяйственные операции, влияющие на изменение активов или пассивов компании. 
Программный продукт  «1C-Рарус:АЗК+Нефтебаза, редакция 2»:

  • не предназначен для ведения стандартного бухгалтерского учета, а также для встраивания в другие учетные программы. Однако в программе предусмотрены средства для двустороннего обмена информацией с типовыми программами бухгалтерского учета (1С:Бухгалтерия 8) на уровне выгрузки и загрузки данных через внешние файлы обмена;
  • не имеет средств управления торговым или технологическим оборудованием (в т.ч. кассами, фискальными регистраторами, весами, ТРК, уровнемерами и т.п.). Однако в программе предусмотрены средства для обмена информацией с АСУ ТП АЗС различных типов на уровне загрузки данных через внешние файлы обмена. 

Описание функционала

Особенности учета оборота нефти и нефтепродуктов

В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» реализована специфика учета нефтепродуктов: 

Раздельный оборот ГСМ и прочих товаров

Если в компании наряду с оборотом нефтепродуктов имеет место еще и оборот обычных товаров, то в силу специфики учета нефтепродуктов, а также из-за обязательного разделения мест хранения и учета нефтепродуктов и обычных товаров, оборот нефтепродуктов полностью отделен от оборота обычных товаров.  Т.е. в бумажных и электронных документах присутствуют или нефтепродукты или обычные товары. Поэтому в программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» для нефтепродуктов и для обычных товаров предусмотрены различные наборы электронных документов. В электронных документах, связанных с оборотом нефтепродуктов, не должны присутствовать обычные товары.  И наоборот, в электронных документах, связанных с оборотом обычных товаров, не должны присутствовать нефтепродукты. 
Например, если покупателю в рамках договора отгружается 20 000 литров дизельного топлива и 100 штук автомобильных покрышек, то для оформления такой операции необходимо создать два электронных документа: один на отгрузку нефтепродуктов (дизельное топливо), а другой – на отгрузку товаров (покрышки). 

Единственные операции, где допускается «смешение» нефтепродуктов и обычных товаров – это операции, связанные с розничной реализацией. В таких документах (но в отдельных таблицах) могут присутствовать и нефтепродукты, и обычные товары. 

Единицы измерения ГСМ и двойной количественный учет ГСМ

В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» единица измерения задается для вида номенклатуры в целом и в дальнейшем переносится на элементы справочника Номенклатура, которые связаны с этим видом номенклатуры. Основной единицей измерения нефтепродуктов является тонна, поэтому для вида номенклатуры ГСМ необходимо указывать единицу измерения тонна, учет в килограммах для нефтепродуктов не поддерживается. В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» для нефтепродуктов ведется двойной параллельный количественный учет по массе и по объему. Для массы и объема нефтепродуктов используются две фиксированные единицы измерения: 

    • тонна для измерения массы (количества) — с точностью до 3 знаков после запятой;
    • литр для измерения объема — с точностью до 1 знака после запятой.
Во всех электронных документах, связанных с оборотом ГСМ (исключая документы розничной реализации ГСМ), кроме количества (массы) необходимо указывать также объем и плотность нефтепродуктов. Постоянной плотности (и как следствие постоянной кратности между массой и объемом) для нефтепродуктов нет, плотность сильно зависит от температуры и конкретной партии 
нефтепродукта, поэтому в электронных документах плотность всегда вводится вручную. 

В номенклатурном справочнике программы для нефтепродуктов присутствует реквизит Средняя плотность, но этот реквизит используется только в исключительных случаях, когда программа не 
может определить расчетную или фактическую плотность по операции. Например, при списании нефтепродуктов «в минус» по операции розничной реализации нефтепродуктов на АЗС (при этом 
списанная масса рассчитывается через эту среднюю плотность). 

В программе в целом плотность указывается в тоннах на метр кубический (или в килограммах на литр, что одно и то же) с точностью до 4 знаков после запятой.
  
Программа «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» не является универсальной системой для ведения складского учета. Основное назначение программы — учет оборота нефтепродуктов, а учет 
оборота обычных товаров является вспомогательным функционалом программы. Поэтому для обычных товаров учет ведется в одной единице измерения, указанной для вида номенклатуры. Пересчета одних единиц измерения в другие, кратностей и списков возможных единиц измерения для обычных товаров в программе нет. Однако такая методика учета обычных товаров вполне подходит большинству предприятий отрасли. 

Если в обороте компании присутствуют обычные товары в разных единицах измерения (штуки, килограммы, литры, комплекты и т.п.), то рекомендуется формировать справочник Виды номенклатуры с разбивкой до единиц измерения обычных товаров, например: 

  • товары штучные;
  • товары весовые (в килограммах);
  • товары наливные (в литрах).
Такая детализация справочника Виды номенклатуры позволит в дальнейшем осуществлять отбор и детализацию в отчетах, связанных со складским учетом товаров до единиц измерения и разделять количественные итоги по этим единицам измерения (чтобы в итогах по количеству не суммировались товары в разных единицах измерения). 

Пересчет числовых показателей в документах по ГСМ

В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» для количественных данных документов, связанных с оборотом ГСМ (плотность, объем, масса), используются три варианта способов 
пересчета этих показателей: 

  • без пересчета;
  • рассчитывать массу;
  • рассчитывать объем.
Учет нефтепродуктов в других единицах измерения, кроме тонны и литра невозможен. 

Независимо от выбранного способа пересчета при первичном заполнении таблицы документа, связанного с оборотом ГСМ, всегда рассчитывается третий незаполненный числовой показатель по двум ранее введенным. Так, например, если для новой строки документа ввести массу и объем, то неуказанная плотность будет рассчитана автоматически. 

Способы пересчета используются для заполненных строк документов: 

  • для способа Без пересчета корреляции между тремя числовыми показателями по строке нет, их можно редактировать независимо другот друга;
  • для способа Рассчитывать массу масса всегда рассчитывается через ранее указанные объем и плотность и не редактируется вручную;
  • для способа Рассчитывать объем объем всегда рассчитывается через ранее указанные массу и плотность и также не редактируется вручную;
Для документов, связанных с оборотом ГСМ, способ пересчета определяется основным способом пересчета, который установлен для указанного в документе склада. Для нефтебаз, где используется 
ручной замер поступившего или отгруженного топлива, желательно устанавливать режим пересчета Рассчитывать массу. Для нефтебаз, оборудованных измерительным оборудованием, которое выдает 
информацию обо всех трех числовых показателях (плотность, объем и масса), рекомендуется использовать режим Без пересчета. 

Расчетный баланс между массой и объемом нефтепродуктов, режимы списания ГСМ

Для отрасли крупнооптовой торговли нефтепродуктами складской учет объема топлива необязателен. Весь учет ведется по массе, а температура, плотность и объем фиксируются только на уровне отельных операций. Т.е. в крупнооптовой торговле ни остатки, ни обороты топлива в литрах или кубических метрах не ведутся. Для оптово-розничной торговли нефтепродуктами складской учет нефтепродуктов по объему необходим. Так например, оборот топлива на АЗС часто ведется только по объему, размер резервуаров АЗС и нефтебазы известен только по их объему, цены с поставщиками и покупателями также могут фиксироваться по объему. Таким образом, складской учет топлива необходимо вести в двух единицах измерения параллельно. Однозначной связи между плотностью и объемом нефтепродуктов нет, поэтому типичной проблемой их складского учета является постоянно изменяющиеся плотность и объем этих нефтепродуктов. Это происходит из-за очень большой зависимости плотности и объема нефтепродуктов от температуры (до 0,1% на 1°C для некоторых видов нефтепродуктов). 

Поэтому, одной из важных задач программы является расчетный баланс между массой и объемом нефтепродуктов в складском учете. 

Рассмотрим пример. В компании была оформлена операция поступления 10 тонн топлива с температурой 30°C и плотностью 0,8 кг/л. Объем слитого топлива составил 12 500 литров. Слитое топливо хранилось в резервуаре и за ночь (или в результате похолодания) остыло на 20°C (до 10°C). Плотность топлива увеличилась при этом на 1,25% и достигла величины 0,81 кг/л. Нетрудно посчитать, что объем топлива уменьшился при этом до 12345,7 литров, т.е. разность между слитым и фактическим объемом топлива составит при этом почти 155 литров. Далее была оформлена операция отгрузки топлива по фактическим данным, т.е. отгружено было 10 тонн топлива с плотностью 0,81 кг/л и объемом 12345,7 л. Если принять такую операцию к учету по этим данным, то в результате ее проведения на складе останется 155 литров топлива с нулевой массой и неопределенной плотностью. Обратная ситуация при учете по фактическим данным может наблюдаться при увеличении температуры нефтепродуктов в результате хранения. Такой учет нефтепродуктов является ошибочным и не применяется в программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0». 

В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» используются методы расчетного баланса между массой и объемом нефтепродуктов, которые позволяют получить более-менее достоверные расчетные данные об складских остатках и оборотах нефтепродуктов. Эти данные могут не совпадать (и как правило не совпадают) с фактическими цифрами остатков и оборотов нефтепродуктов в одной из единиц измерения. 
Расчетный баланс работает следующим образом: 

  • операции поступления нефтепродуктов принимаются к учету по фактическим данным;
  • для расходных операций одна единица измерения принимается к учету по фактическим данным, а другая – расчетным методом по информации,накопленной в разделе складского учета нефтепродуктов;
  • для смешанных операций (например, для операций перемещения) расходная часть принимается к учету расчетным методом, а приходная — по фактическим данным.
Существует два режима учета и списания ГСМ: 

  • по массе;
  • по объему.
В первом режиме (по массе) при проведении расходного документа списывается указанная в документе масса, а объем списания рассчитывается независимо от указанного в документе объема. Этот метод уместно применять для операций оптовой отгрузки нефтепродуктов и для операций внутреннего движения ГСМ на нефтебазах. 

Во втором режиме (по объему) при проведении расходного документа списывается указанный в документе объем, а масса списания рассчитывается независимо от указанной в документе массы. Этот режим уместно применять для документов розничной реализации ГСМ. Основной метод учета по массе уместно использовать для нефтебаз, где основной учет ведется именно по массе. А для АЗС, 
где учет ведется как правило в литрах, уместно выбирать основным методом учета по объему. 

На всех расходных документах по ГСМ есть отдельное поле, которое определяет метод расчета для списания ГСМ. Это поле называется Режим списания ГСМ. Первоначально режим списания ГСМ устанавливается в значение Основной способ учета ГСМ, определенное для выбранного по документу склада. Однако этот режим можно изменить вручную для  каждого документа. 

Цены ГСМ

В программе (и в отрасли торговли нефтепродуктами на внутреннем рынке РФ) есть два варианта ценообразования: по массе и по объему. 

Первый вариант (по массе) как правило используется для операций закупки ГСМ и для операций оптовой отгрузки ГСМ. Второй вариант может применяться для операций отгрузки ГСМ и для операций розничной реализации ГСМ. Оба метода эквивалентны и различаются только колонкой документа, через которую считается сумма по строке документа по ГСМ. 

Потери ГСМ

Особенностью оборота ГСМ являются потери на различных этапах складирования и перевалки. Потери на некоторых этапах перевалки нефтепродуктов нормированы отраслевыми и внутрифирменными стандартами. Эти нормы могут отличаться в зависимости от территориального расположения объектов хранения ГСМ, от времени года, от конструкции резервуаров и терминалов, от применяемого измерительного оборудования. В программе «1С-Рарус: АЗК+ Нефтебаза, редакция 2.0» такие нормативные потери не учитываются и в целом не реализованы. Есть лишь возможность отражения фактических потерь для операций поступления ГСМ и в операциях перемещения ГСМ. Кроме того, есть возможность для отражения потерь, выявленных при инвентаризации. 

Раздельный учет по резервуарам нефтебазы

На нефтебазе с точки зрения складского учета под термином «склад» для нефтепродуктов можно понимать как нефтебазу в целом, так и каждый отдельный резервуар. Если на нефтебазе небольшое количество крупных резервуаров, то отдельный учет по ним вести удобно. Если на нефтебазе большое количество относительно мелких и не связанных друг с другом резервуаров то для упрощения учета лучше вести сводный учет по нефтебазе без разделения на резервуары. 

Если ведется сводный учет по нефтебазе (нефтебазам), то в справочник Склады вводятся записи, соответствующие каждой нефтебазе. Если ведется раздельный учет по резервуарам нефтебазы, то в этот справочник вводятся записи, соответствующие каждому отдельному резервуару. 

Рекомендуется вести раздельный учет по резервуарам нефтебазы только в случае необходимости, т.к. в этом разрезе (по резервуарам) будет вестись и партионный учет нефтепродуктов с расчетом списанных объема и стоимости по каждому отдельному резервуару. В каждом резервуаре на нефтебазе хранится только один вид нефтепродуктов, поэтому, если используется раздельный учет по резервуарам нефтебазы, то из-за необходимости оформления документов на несколько видов нефтепродуктов возникает необходимость указания резервуара в табличной части документа. 

Несколько видов нефтепродуктов в одном документе характерны для операций, связанных с перевозками этих нефтепродуктов автотранспортом в многосекционных бензовозах. Для реализации этой возможности в программе предусмотрены два варианта оформления основных операций, связанных с оборотом ГСМ. В первом режиме склад по операции указывается для документа в целом, а во втором режиме склад указывается для каждой строки документа по ГСМ. Вариант оформления документа определяется флажком на форме этого документа. Если для документа установлен флажок Отдельно по резервуарам нефтебазы, то в табличной части появляется колонка Резервуар нефтебазы. Если этот флажок не установлен, то для документа используется склад, указанный для документа в целом. 

Учет фактического состояния на нефтебазах

Как правило, на нефтебазах регламентирован учет фактического состояния резервуаров. С определенной периодичностью (например, один раз в 4 часа или один раз в сутки) необходимо снимать информацию о фактическом состоянии каждого резервуара. Эти измерения производятся вручную при помощи простейших приборов (уровнемер, плотномер, термометр) или с использованием Для АЗС раздельный учет по резервуарам не применяется. 

При этом измеряются следующие основные показатели: 

  • уровень налива в сантиметрах или миллиметрах;
  • объем нефтепродуктов (через пересчет уровня налива по градуировочной таблице для резервуара);
  • плотность (часто средняя плотность на разных уровнях);
  • средняя температура (часто средняя температура на разных уровнях);
  • масса (через объем и плотность).
Кроме того, часто измеряются и другие качественные показатели, например, уровень и объем подтоварной воды, октановые числа для бензинов, содержание механических примесей для нефти и темных нефтепродуктов и т.п. В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» есть возможность для хранения и последующего анализа информации о состоянии резервуаров нефтебазы. 

Для АЗС информация о фактическом состоянии резервуаров может вводиться в документах розничной реализации на АЗС. 

Розничная реализация

Розничная реализация на АЗС отражается в программе при помощи документов вида Розничная реализация. Эти документы должны заполняться по информации сменных отчетов, которые формируются на АЗС по закрытию каждой смены. В сменных отчетах АЗС может присутствовать информация о реализации как ГСМ, так и сопутствующих товаров и услуг. Информация о розничной реализации каждой группы номенклатуры вводится в отдельной таблице на форме документа. 

Одной из особенностей розничной реализации ГСМ является отсутствие информации о плотности и массе отпущенных нефтепродуктов (эта информация, как правило, отсутствует и на момент отпуска НСМ и на момент заполнения сменного отчета). Есть методики оценки средней плотности за смену или измерения плотности на «кончике пистолета ТРК» по каждой операции отпуска, но все эти методики приводят лишь к грубой оценке плотности отпущенного за смену топлива. Точность этих методик, как правило, не превышает двух значащих цифр плотности (точность не более 0,5%), поэтому при типичном проливе через пистолет ТРК за смену в несколько тысяч литров погрешность расчетной массы этих методов может составлять сто и более килограммов топлива за смену по каждому пистолету ТРК. Измерения с такой точностью вообще не имеют смысла. Поэтому в программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» используется полностью расчетный метод для списания массы по розничной реализации ГСМ на АЗС по информации, накопленной в разделе складского учета. Еще одной характерной особенностью документов розничной реализации является возможность отпуска нефтепродуктов на АЗС не только за наличные, но и по другим основаниям розничной реализации. Так, например, на АЗС могут заправляться автомобили по неким ведомостям, по специальным талонам или топливным картам. 

Основание розничной реализации является обязательным реквизитом документов розничной реализации как в части ГСМ, так и для обычных товаров и услуг. Возможные основания розничной реализации ведутся на специальном справочнике. Реализация за наличные также является одним из элементов этого справочника. В целом основание реализации определяет корреспонденцию к операции выбытия ГСМ, товаров со склада, оказания услуг в рознице. 

Возможные типы реализации и соответствующие корреспонденции следующие: 

  • отпуск за наличные;
  • по договору с контрагентом;
  • на собственные нужны (на статью затрат).
Для операций, связанных с отпуском топлива на АЗС по безналичным основаниям (например, по ведомостям, связанным с договорами покупателей), существует проблема правильного оформления таких операций. По договору необходимо выставить покупателю накладную на отпущенное топливо, но этот отпуск топлива уже был отражен в документах розничной реализации, при этом топливо было списано со склада и в корреспонденцию была начислена задолженность покупателя по договору. Таким образом, в программе должна быть возможность выписать покупателю такую накладную, которая не повторит проводок, выполненных при принятии к учету операции розничной реализации по договору. 

Для реализации этой возможности в программе «1С-Рарус: АЗК+ Нефтебаза, редакция 2.0» присутствует специальный документ Сводная реализация, который не изменяет состояние учета и служит лишь для возможности распечатки накладной ТОРГ-12, ввода счета-фактуры и для переноса информации в программу бухгалтерского учета. 

Ответственное хранение топлива

В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» есть возможность отражения оборота топлива и товаров, принятых на хранение. Хотя для оформления операций поступления и выбытия товаров и ГСМ на хранении применяются обычные электронные документы (т.е. отдельного набора документов для товаров и ГСМ на хранении нет), этот оборот полностью отделен от оборота собственных товаров и ГСМ. Для товаров и ГСМ на хранении используются следующие электронные документы: 

  • поступление ГСМ;
  • отгрузка ГСМ;
  • поступление товаров;
  • отгрузка товаров.
Операций для отражения внутренних движений товаров и ГСМ на хранении (перемещение, списание потерь и т. п.) не предусматривается. Кроме того, нет возможности отражения операций отгрузки товаров и топлива на хранении и через документы розничной реализации. 

Разделение оборота собственных товаров и товаров на хранении осуществляется через вид договора на документах поступления и отгрузки. 

Если для документа поступления или отгрузки указывается договор с видом Договор хранения, то программа оперирует товарами или ГСМ на хранении, в противном случае программа оперирует собственными товарами или ГСМ. Особенностью документов, связанных с хранением, является необязательность указания цены и суммы товаров и ГСМ. Если такая информация указывается, то она используется только для вывода на печатные формы.  

Прочие особенности

В этом подразделе кратко перечислены некоторые особенности учета оборота нефтепродуктов в программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0». В этой программе для нефтепродуктов не предусмотрены операции возврата ГСМ поставщику и возврата ГСМ от покупателя. Ввиду продолжительной и дорогостоящей транспортировки топлива, такие операции в целом нехарактерны для отрасли, а претензии по качеству и количеству отгруженных ГСМ как правило решаются путем штрафов и пени. В этой программе для товаров и топлива на хранении не предусмотрены иные операции кроме поступления и отгрузки. 

Разработчик
1С-Рарус

Курсы

Каталог

Статьи

Частые вопросы

Все новости