Преимущества электронного документооборота

  • Значительное сокращение времени обмена документами – электронный документ передается почти мгновенно.
  • Сокращение времени на ввод входящих документов в информационную систему.
  • Снижение количества ошибок при вводе.
  • Экономия на расходных материалах, почтовых и курьерских расходах.
  • Не требуется вести бумажный архив, документы не теряются.

Отличия бумажного и электронного документооборота на примере бизнес-процессов продажи и приобретения товара (продукции)

Продажа

Обмен документами в бумажном виде

Обмен документами в электронном виде (на примере "1С:Предприятия 8" и "1С-Такском")

Данные о контрагенте

- Ввод реквизитов контрагента

- Ввод реквизитов контрагента

- Создание "Соглашения об использовании электронных документов"

Отражение документа в учете

1. Ввод первичного документа

2. Печать на принтере

1. Ввод первичного документа

Визирование ответственным лицом

3. Собственноручная подпись

4. Печать организации

2. Формирование ЭЦП

Передача контрагенту

5. Реестр исходящих документов

6. Передача лично или отправка почтой (курьерской службой)

Отправка электронного документа с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих - происходят автоматически

Получение документа с визой контрагента

7. Получение лично или по почте (курьерской службой)

8. Проверка полученного экземпляра с подписью

9. Реестр входящих документов

Получение электронного подтверждения с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих - происходят автоматически

Хранение оригинала в архиве

10. Подшивка в папку оригинала с подписями и печатями

Формирование архива - происходит автоматически



Приобретение

Обмен документами вбумажном виде

Обмен документами в электронном виде в "1С:Предприятии 8"

Данные о контрагенте

- Ввод реквизитов контрагента

- Ввод реквизитов контрагента

- Создание "Соглашения об использовании электронных документов"

Получение документа с визой контрагента

1. Получение лично или по почте (курьерской службой)

2. Проверка полученного экземпляра с подписью

3. Реестр входящих документов

Получение электронного документа с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих - происходят автоматически

Визирование ответственным лицом

4. Собственноручная подпись

5. Печать организации

1. Формирование ЭЦП

Передача контрагенту

6. Передача лично или отправка почтой (курьерской службой)

7. Реестр исходящих документов

Отправка электронного подтверждения с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих - происходят автоматически

Отражение в учете

8. Ввод первичного документа

Заполнение данных - происходит автоматически

2. Ручной ввод недостающих данных, специфичных для стороны получателя

Хранение оригинала в архиве

9. Подшивка в папку оригинала с подписями и печатями

Формирование архива - происходит автоматически